Az automatizációról szóló beszélgetések többsége azzal indul, hogy mekkora feladat lenne. Fel kell mérni a folyamatokat, ki kell választani a rendszert, egyeztetni kell az IT-vel, aztán jön a bevezetés, a betanítás, a finomhangolás. Mire ez végigfut a fejünkben, már látjuk is, hogy ez egy jövő évi téma.

Szeptemberben érdemes máshonnan indulni. A jó kérdés az, hogy mennyi idő alatt kezd dolgozni.

A nagy projekt csapdája

Van egy statisztika, amit érdemes komolyan venni. A hazai és nemzetközi elemzések szerint a nagyvállalati mesterséges intelligencia projektek jelentős része soha nem jut el éles működésig. A technológia ezekben az esetekben jellemzően rendben van. A baj ott keletkezik, hogy mire a szervezet átér a tervezésből a használatba, megváltoztak a körülmények, elfogyott a türelem, vagy elment az a kolléga, aki az egészet a fejében tartotta.

A kis- és középvállalati logika ettől alapvetően eltér, és ez most előny. Egy szűkebb, jól körülhatárolt folyamat automatizálása hetekben mérhető, nem negyedévekben.

Amit tudni érdemes az időkről

A hazai bevezetési tapasztalatok nagyjából a következő képet adják.

Egy dokumentumkezelési vagy számlázási folyamat automatizálása két–négy hét, a megtérülés jellemzően három–kilenc hónap. Egy értékesítési vagy CRM-oldali automatizálás négy–hat hét, megtérülés három–hat hónap. Egy ügyfélszolgálati chatbot bevezetése ennél gyorsabb, egy–három hét, a megtérülése viszont hosszabb: tizenkettő–tizennyolc hónap.

Egy szűkebb pilot akár hét nap alatt elindítható.

Ha ezt a naptárra vetítjük: ami szeptember első felében elindul, az október közepére működik, és a teljes negyedik negyedévben dolgozik. Ami októberben indul, az decemberben lép működésbe — abban a hónapban, amikor a legkevesebb kapacitás van a betanulásra.

Ez a néhány hét különbség dönti el, hogy az idei évhez vagy a jövő évihez tartozik-e a döntés.

A kapacitás, ami felszabadul

A bevezetéseket kísérő mérések értékesítőnként napi öt–nyolc óra adminisztratív terhelés csökkenéséről számolnak be. Ez a felső határon jár, és jellemzően a szolgáltatói oldal méri, tehát érdemes óvatosan kezelni. De még a fele is érdemi kapacitás.

Ezt érdemes összevetni egy másik számmal: a B2B értékesítők idejük 60 százalékát nem értékesítéssel töltik. Adatrögzítéssel, státuszfrissítéssel, egyeztetéssel, keresgéléssel.

És van egy harmadik szám, ami közvetlenül idekapcsolódik. A beérkező megkeresésekre adott átlagos reakcióidő 42 óra, miközben az öt percen belüli válasz huszonegyszeresére növeli a konverzió esélyét. Ez a különbség szinte teljes egészében folyamatkérdés: azon múlik, hogy egy beérkező érdeklődés hány kézen megy át, mielőtt valaki válaszol rá.

Hogyan válasszunk folyamatot

Szeptemberben egyetlen folyamatot érdemes kiválasztani, és három szempont alapján dönteni.

Ismétlődik-e sokszor? A megtérülés a darabszámból jön. Egy havi kétszer előforduló feladat automatizálása jó gyakorlat, de az idei évben nem fog látszani.

Mérhető-e ma is? Ha nincs kiindulási adatunk arról, mennyi időt visz el most, akkor a bevezetés után sem fogjuk tudni, mit nyertünk. Fél nap mérés az indulás előtt megéri.