Egy HR-es kolléga a negyedéves beszámolóhoz készülve végigmegy egy lezárt pozíció dátumain. A hirdetés március 3-án jelent meg, az első interjú március 24-én volt, a második április 22-én. A döntés május 6-án született, az ajánlatot május 13-án küldték ki, a jelölt június 2-án mondott igent, és augusztus 1-jén lépett be. Öt hónap. A beszámolóban végül egyetlen mondat szerepel: a pozíció betöltése a piaci helyzet miatt elhúzódott.

A piac és a naptár

A piaci helyzet persze számít. A Profession.hu hazai munkáltatói felmérései szerint egy szakértői vagy vezetői pozíció betöltése 2019-ben még másfél-két hónapig tartott, 2023-ban már akár hat hónapig is a hirdetéstől a belépésig. A nemzetközi adatok is lassulást mutatnak: a Gem több mint egymillió felvételt elemző adatbázisa szerint az átlagos felvételi idő 2021 és 2024 között 33 napról 41 napra nőtt, az egy felvételre jutó interjúk száma pedig tizennégyről húzra. Ezek a számok sok mindent megmagyaráznak. Azt viszont nem, hogy a fenti példában miért telt el négy hét két interjú között.

Ahol valójában elmegy az idő

Ha a példát szakaszokra bontjuk, érdekes kép rajzolódik ki. Az aktív munka, vagyis az interjúk, a feladatok értékelése és az ajánlat megírása együtt nagyjából két hétre rúg. A többi várakozás: arra, hogy a második körhöz összeálljon három vezető naptára, vagy hogy a bérsávot jóváhagyja a pénzügy. A jelölt kéthónapos felmondási ideje az egyetlen szakasz, amelyre a cégnek valóban nincs ráhatása, és ez a teljes időnek nagyjából kétötöde.

Ezt a várakozási időt kevés szervezet méri, mert a megszokott toborzási mutatók a folyamat egészét nézik: mennyi idő alatt töltöttük be a pozíciót, hány jelentkező jött, és mennyibe került. A SHRM 2025-ös amerikai felmérése például 45 napos medián betöltési időt mutat. Hasznos szám, de egy átlagban a gyors és a lassú szakaszok kioltják egymást. A javításhoz azt kell tudni, melyik szakaszban áll a folyamat, és mi tartja ott.

Négy szám, amit érdemes mérni

Az első a szakaszok közötti átfutás: hány nap telik el az interjú és a visszajelzés között, és a visszajelzés után mennyi idő múlva indul a következő kör. Ez mutatja meg leggyorsabban a várakozást. A második a döntési idő, az utolsó interjútól az ajánlatig, amely a vezetői oldal tükre, és tapasztalatom szerint itt a legnagyobb a szórás a cégek között.

A döntési idő különösen árulkodó. Ha a jelölt a második interjú után két hétig semmit nem hall, könnyen arra jut, hogy nem ő az első számú választás, és közben felveszi a telefont, ha egy másik cég keresi. A jó jelöltek jellemzően egyszerre több folyamatban is benne vannak, ezért a várakozás náluk kockázat is: minél tovább tart, annál nagyobb az esély, hogy a végén nemet mondanak.

A harmadik az ajánlatok elfogadási aránya. A Gartner nemzetközi adatai szerint ez 2023 és 2025 között 74 százalékról 51 százalékra esett, és minden visszautasított ajánlat heteket vesz vissza a folyamatból. A negyedik az igen és a belépés közötti idő, amelyet nagyrészt a felmondási idő határoz meg. Erre kevés ráhatás van, de érdemes mérni, mert a jelölt ebben az időszakban is meggondolhatja magát, és ha ez gyakran előfordul, az már a folyamat egészéről árul el valamit.

Egyik mérés sem igényel drága rendszert. Elég, ha a dátumok egy helyen és következetesen rögzülnek, és negyedévente valaki ránéz. Az első negyedév után tapasztalatom szerint kiderül, hogy a hetek nagy része két-három jól azonosítható ponton tűnik el, és ezek többnyire belső okok, amelyeken a cég maga is tud változtatni.

A mérés akkor ér valamit, ha a számok mögé nevek és döntések kerülnek. Ha kiderül, hogy a második körök azért csúsznak, mert egy vezető naptárában nincs hely, arra egyszerű megoldás egy előre lefoglalt heti interjúsáv. Ha a bérsáv jóváhagyása tart sokáig, azt a keresés indulása előtt kell rendezni. Ezek apró szervezési döntések, a hatásuk viszont hetekben mérhető.

A számok egymás mellé tétele a vezetők számára is tanulságos. Egy negyedéves összesítés, amely megmutatja, hogy a döntési idő az egyik részlegnél egy hét, a másiknál öt, többet ér bármilyen általános figyelmeztetésnél, mert konkrét, és senkit nem kell meggyőzni róla.

A Findersnél minden keresés szakaszait így követjük, és a megbízóinkkal közösen döntünk arról, hol érdemes beavatkozni. A márciusi hirdetésből augusztusi belépő lett. A beszámolóban szereplő mondat helyett egy egyszerű táblázat többet mondott volna: négy hét várakozás egy naptárra, két hét egy aláírásra. A piaci helyzetet ezek után is lehet okolni, csak már pontosan tudjuk, mennyiért.

A nyitó példa kitalált, a dátumok szemléltetők. Források: Profession.hu munkáltatói felmérés 2019 és HR Körkép 2023 (HU); Gem 2025 Recruiting Benchmarks (globális); SHRM 2025 Recruiting Benchmarking Report (USA); Gartner, 2025. július (globális).