Az egyik irány a nyáron indított toborzások eredménye. Fizikai és betanított munkakörökben a hazai átfutási idő átlagosan harmincnégy nap, tehát ami júliusban vagy augusztus elején elindult, az most érkezik meg belépő munkatárs formájában. Szerződés, bejelentés, eszközigénylés, hozzáférések, oktatás, próbaidős ütemterv.
A másik irány az évzárás. Szeptemberben indul az a néhány hónapos folyamat, aminek decemberre kell összeállnia: keretszerződések megújítása, éves elszámolások előkészítése, a jövő évi tervezéshez szükséges adatszolgáltatás.
Mindkét hullám jogos, mindkettő határidős, és mindkettő ugyanazt a néhány embert terheli.
A teher, ami nem szerepel egyetlen kimutatásban sem
Az operatív működésben van egy jelenség, amit ritkán nevezünk meg. A munkatársak jelentős része az idejét nem a tényleges feladatával tölti, hanem azzal, ami a feladat körül keletkezik: státuszt frissít, információt keres, egyeztet, ellenőriz, emlékeztet. A mérések szerint ez az arány elérheti a 60 százalékot.
Szeptemberben ez az arány tovább nő. Két párhuzamos folyamat kétszer annyi egyeztetést, kétszer annyi utánakérdezést és kétszer annyi „megkaptad?" típusú üzenetet szül.
Ehhez jön egy szerkezeti változás is. A hazai cégek 17 százaléka alkalmazza az úgynevezett csendes karcsúsítást: a természetes úton megüresedő pozíciókat tudatosan nem tölti be. Tavaly ez az arány még 13 százalék volt. A feladatok viszont nem szűnnek meg a pozícióval együtt, hanem szétosztódnak — jellemzően szóban, dokumentáció nélkül, azok között, akik maradtak.
Ez a szétosztás a nyár alatt még elviselhető. Szeptemberben, amikor mindkét hullám beérkezik, láthatóvá válik.
Amit szeptember első hetében érdemes megtenni
Vegyük elő az onboarding-sablont, és nézzük meg, mikor frissült. Ha egy belépő körül minden alkalommal ugyanazt a hét e-mailt kell megírni, akkor ez a hét e-mail sablonosítható. Egy őszi belépési hullámnál ez önmagában napokat ad vissza.
Ütemezzük vissza az évzárást. A december 31-i határidőkből számoljunk visszafelé, és jelöljük meg, mi az, aminek októberben már készen kell lennie. A back-office tipikus decemberi torlódása jellemzően szeptemberi mulasztásokból áll össze.
Írjuk le, ki mit vett át. Ha a nyár folyamán feladatok mozogtak emberek között, most van rá utoljára idő, hogy ez egy oldalon rögzüljön. Egy januári kilépés vagy egy betegség idején ez az egy oldal ér a legtöbbet.
Az automatizálás, ami ide illik
A back-office területén van egy folyamat, ami rendszerint jó jelölt: a dokumentumkezelés és a számlázás.
A hazai tapasztalatok szerint egy ilyen bevezetés két–négy hét, a megtérülés három–kilenc hónap. A közvetlen haszon a manuális adatrögzítésből eredő hibák kiesése, ami a hibakeresésre fordított időt is elviszi magával. Ez utóbbi ritkán szerepel a kalkulációkban, pedig gyakran nagyobb tétel, mint maga a rögzítés.
Az időzítés itt is számít. Egy szeptember eleji indulás október elejére működő folyamatot ad, ami éppen az évzárás legsűrűbb szakaszában segít. Ugyanez novemberben indítva már inkább terhelés, mint segítség.
Amiért ez több adminisztrációnál
A back-office munkája akkor látszik, amikor hiányzik. Egy kicsúszott szerződés, egy elmaradt hozzáférés, egy hiányzó adat a tervezéshez; ezek mind értékesítési vagy vezetői problémaként jelennek meg, jóval később, és jellemzően máshol.
Szeptemberben négy hét van arra, hogy a két hullám találkozását megtervezzük ahelyett, hogy elszenvednénk. Decemberben erre már nem lesz kapacitás, mert akkor pontosan az fog hiányozni, amit most szabadítanánk fel.